मुख्य समूह और क्लब एक सफल आयोजन के लिए 20 बजट योजना युक्तियाँ

एक सफल आयोजन के लिए 20 बजट योजना युक्तियाँ

फोटो ग्राफ के पन्नों के साथ एक डेस्क पर देख, चिपचिपा नोट, एक साथ काम करने वाले लोग

आप चाहते हैं कि लोग आपके घटना के अनुभव को याद रखें, और आपका बजट उन विशेष पलों को बनाने की कुंजी है। किसी घटना के लिए ऑपरेटिंग बजट बनाते समय, एक योजना के साथ शुरू करना महत्वपूर्ण है। हालांकि, एक-के-बाद के बजट का पूर्ण होना असंभव है, यहाँ आपके अगले वर्चुअल या इन-पर्सन इवेंट के लिए एक व्यावहारिक और यथार्थवादी रूपरेखा तैयार करने के लिए उपयोगी अंतर्दृष्टि हैं।

अपने बजट के लिए अनुसंधान का संचालन करें

  1. अपनी घटना की कल्पना करें - पहली टिप, कुछ प्लानिंग करें जिसमें पैसा शामिल न हो। इस बात की समयावधि बनाएं कि क्या होने जा रहा है और घटना के हर हिस्से के लिए आपको किन कर्मियों की आवश्यकता होगी। इसे शेयरधारकों के साथ साझा करें और सुनिश्चित करें कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है। फिर आप वास्तव में हर उस व्यक्ति के लिए सही लागत और प्राथमिकताओं को देखना शुरू कर सकते हैं जो घटना की योजना बना रहे हैं।
  2. कैश मायने रखता है - कितना, वास्तविक रूप से, क्या आप वित्तीय तनाव पैदा किए बिना इस घटना पर खर्च कर सकते हैं? अगला, इस घटना के लिए अपनी सर्वोच्च प्राथमिकताओं को स्पष्ट करें। ये आपके 'मार्गदर्शक आवश्यक' होंगे क्योंकि आप अपने बजट के भीतर क्या आवश्यक है और क्या नहीं है, संकीर्ण करना शुरू करते हैं।
  3. स्थान का मामला - अपने स्थान के बारे में बड़ी तस्वीर भी सोचें। क्या आप एक मुफ्त या दान की गई जगह का उपयोग कर सकते हैं? उपलब्धता की जांच करने के लिए कुछ प्रारंभिक कॉल करना सुनिश्चित करें और पूछें कि क्या अंतरिक्ष का उपयोग करने के लिए कोई अतिरिक्त शुल्क है जैसे कि चौकीदार सेवाएं और पार्किंग विचार।
  4. कुछ ब्रेन-पिकिंग करें - ऐसे लोगों के साथ नेटवर्क, जिन्होंने अन्य गैर-लाभकारी धन उगाहने वाले आयोजनों की तरह ही इस तरह के आयोजन किए हैं। उनके बजट के बारे में पूछें और 'आश्चर्य' क्या हुआ कि आप विचार नहीं कर सकते हैं।
  5. स्लीथ हिस्टोरिकल डेटा - एक अन्य शोध घटक आपके संगठन के लिए ऐतिहासिक घटना बजट देख रहा है। यदि यह पहली बार होने वाली घटना है, तो समान आयोजनों के लिए वर्तमान मूल्य निर्धारण अनुमानों (जो क्षेत्र से क्षेत्र में भिन्न होंगे) के साथ बजट के उदाहरण देखें।
  6. मूल्य रुझान - अपने क्षेत्र में अपने बड़े-टिकट के सामानों के लिए सामान्य मूल्य निर्धारण के रुझानों जैसे कि कार्यक्रम के किराये, खानपान के खर्च, और तकनीकी जरूरतों पर शोध करें। बोलियों के लिए कई कंपनियों से संपर्क करें और ऑनलाइन समीक्षाओं और बेहतर बिजनेस ब्यूरो रेटिंग्स को देखना सुनिश्चित करें।
  7. उच्च और निम्न सूची - अपने बजट के लिए एक सूची बनाएं जो समझता है कि आप कम खर्च के साथ कहाँ से निकल सकते हैं और जहाँ आप कंजूसी नहीं करना चाहते हैं। इस घटना में अन्य हितधारकों के साथ चर्चा करें। उदाहरण के लिए, क्या हर कोई उधारी तालिकाओं के पक्ष में होगा यदि वे उच्च-गुणवत्ता वाले टेबल लिनेन द्वारा कवर किए जा सकते हैं?
  8. प्रायोजक, दान और नि: शुल्क सामग्री, ओह माय - दान और इवेंट प्रायोजक आपके बजट की कुछ पंक्ति वस्तुओं को वास्तविकता बनाने में मदद कर सकते हैं। उन लोगों को वापस सर्किल करें जिन्होंने अतीत में मदद की है और नए व्यवसायों पर विचार करें जो मदद करने के लिए उत्साहित हो सकते हैं। यथासंभव स्वयंसेवकों का उपयोग करें और साइन अप के साथ अपने संचार और संगठन के खेल को सुनिश्चित करें।
  9. आश्चर्य को हटा दें - एक बार जब आप अपने कार्यक्रम कार्यक्रम की समयरेखा बना लेते हैं और अपने शोध को सारांशित करते हैं, तो आपके पास कुल खर्चों का एक मोटा प्रक्षेपण होगा। अब आप बाद में आश्चर्य को कम करने के लिए, बैंक में और आपके मार्गदर्शक आवश्यक चीजों पर विचार करते हुए विवरण भरना शुरू कर सकते हैं।

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अपना बजट क्राफ्ट करें

  1. वेन्यू कॉस्ट - सभी अनुमानित शुल्क को ट्रैक करें, जो कि हाउसकीपिंग, किसी भी स्टाफिंग और सेवारत जरूरतों जैसे स्थान को किराए पर देने के साथ शामिल हो सकते हैं, और अगर कोई जोड़ा गया फर्नीचर किराये का खर्च होगा।
  2. स्थान-विशिष्ट संकेत और सजावट - ईवेंट प्लानिंग में निजीकरण एक बढ़ती प्रवृत्ति है इसलिए सजावट की जरूरतों और साइनेज के साथ अंतरिक्ष को निजीकृत करने की लागत पर विचार करना सुनिश्चित करें जो मेहमानों के लिए घटना के अनुभव को बढ़ाता है।
  3. इवेंट टेक्नोलॉजी - जरूरतों के इस व्यापक स्वीप में फोटोग्राफी, ध्वनि, शामिल हो सकते हैं। एक पंजीकरण उपकरण और वीडियो यदि आपको अपने ईवेंट के लिए एक अनुभवी साउंड तकनीशियन की आवश्यकता होगी, प्रति घंटा की दर से शोध करें और सुनिश्चित करें कि यह लागत बजट में शामिल है। यदि आपकी घटना में वीडियो प्रस्तुतियां शामिल होंगी, तो किसी भी उत्पादन लागत को शामिल करना सुनिश्चित करें।
  4. मनोरंजन - यदि आप वक्ताओं के लिए मानदेय दे रहे हैं या मनोरंजन पर काम कर रहे हैं, तो अपने ऑपरेटिंग बजट में लाइन आइटम शामिल करना सुनिश्चित करें। स्पष्ट रूप से लिखित अनुबंध प्राप्त करना उतना ही महत्वपूर्ण है, क्योंकि उम्मीदों और भुगतान को स्पष्ट रूप से स्पष्ट किया गया है।
  5. खानपान की लागत - यह वह जगह है जहाँ आपका शोध खानपान के अनुबंधों को नेविगेट करने में मदद करेगा। यदि आपके पास सर्वर होंगे, तो अपने बजट में इस विवरण को शामिल करें और कोई भी ग्रेच्युटी शामिल करें जिसे आप देना चाहते हैं। अपनी उच्च और निम्न सूची का सावधानीपूर्वक परामर्श करना सुनिश्चित करें क्योंकि खानपान अधिक खर्च या बचत करने के लिए एक शानदार स्थान हो सकता है।
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  1. परिवहन - परिवहन जरूरतों के माध्यम से सोचना महत्वपूर्ण है, क्योंकि ये एक बजट आश्चर्य हो सकता है यदि आपने अपने समय के विवरण पर विचार नहीं किया है या आपको लोगों को परिवहन करने की आवश्यकता होगी। इसमें हॉटलिंग या ट्रेलरों और ट्रकों के लिए गोल्फ कार्ट जैसी चीजें शामिल हो सकती हैं।
  2. जरूरत पड़ने पर सुरक्षा - आपके ईवेंट की प्रकृति के आधार पर, अपने हितधारकों से यह देखने के लिए परामर्श करें कि किसी हिस्से या आपके सभी ईवेंट पर सुरक्षा आपके संगठन के सर्वोत्तम हित में है या नहीं।
  3. थैंक यू गिफ्ट्स - आपके स्पॉन्सर और वालंटियर्स को याद रखने के बाद जब आपका ईवेंट आपका प्रभाव बढ़ाता है और आपके संगठन पर सकारात्मक रूप से प्रतिबिंबित होता है, धन्यवाद। हालांकि, यहां तक ​​कि एक डाक टिकट की कीमत कभी-कभी एक बहुत ही मजेदार आश्चर्य हो सकती है! अपने बजट को अपने सहायकों को धन्यवाद देने के लिए किसी भी योजना में जोड़ना सुनिश्चित करें।
  4. मार्जिन शामिल करें - अपने बजट में अपने आप को कुछ wiggle कमरा दें; कुछ लोगों ने बजट ओवरेज के लिए अपने इवेंट बजट के 20% के रूप में शामिल करने के लिए कहा। यदि आप हर छोटी से छोटी चीज़ पर गोलियां चलाए बिना अपना कार्यक्रम चलाना चाहते हैं, तो आपके बजट की यह अंतिम पंक्ति हर बार आपकी पवित्रता को बचाएगी।

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घटना के बाद के कार्य

  1. सेवर बनो - सभी रसीदों, स्थल अनुबंधों, और कर्मचारियों के अनुबंधों को बनाए रखना सुनिश्चित करें क्योंकि आप साथ चलते हैं। इसे और व्यवस्थित रखने के लिए अपने सभी कागजी कार्रवाई की तस्वीरें लेने के लिए एक मुफ्त स्कैनर ऐप का उपयोग करने पर विचार करें।
  2. बचत और आश्चर्य को संक्षेप करें - आपकी घटना के बाद, अनुमानित बनाम वास्तविक खर्च को अपडेट करना सुनिश्चित करें। यदि सकारात्मक बचत क्षेत्र थे, तो यह आपके संगठन को उस मूल्य पर जोर देने के लिए चोट नहीं पहुंचाएगा जो आपने प्रक्रिया में लाया था। और अंत में, ध्यान रखना सुनिश्चित करें कि यदि कोई आश्चर्यचकित करने वाली पंक्ति वस्तुएं थीं, जिन्हें भविष्य की घटनाओं के लिए जोड़ना पड़ सकता है।

आपका बजट वह गोंद है जो आपके ईवेंट के सभी चलते हुए हिस्सों में शामिल हो जाता है, इसलिए यह समय देने के लिए महत्वपूर्ण है और ध्यान देने योग्य है। हाथ में एक पूरी तरह से और सावधानी से तैयार किए गए बजट का होना आपके संगठन के अगले कार्यक्रम के लिए एक विजयी प्लेबुक की तरह होगा। टीम चलो!

जूली डेविड एक स्वतंत्र लेखक, शिक्षक, और मिडवेस्ट से पादरी की पत्नी की पूजा करते हैं जो गर्म गले लगाना पसंद करते हैं।

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